Datenfluss·Standard

Partner-Paket

Für Treuhandbüros und Agenturen

Der dokumentierte Ablauf, um Datenfluss-Deklarationen für Mandate und Kundenprojekte zu erstellen – mit Vorlagen zum Kopieren. Kostenlos, ohne Registrierung, ohne Vertrag.

Warum sich das für Ihr Büro rechnet

Die Informations- und Auskunftspflichten des DSG gelten seit dem 1. September 2023; ihre vorsätzliche Verletzung kann die verantwortlichen Personen bis CHF 250'000 kosten (Art. 60 DSG). Ihre Mandate erwarten, dass Sie das Thema besetzen. Die Deklaration nach dem offenen Datenfluss-Standard ist die sichtbare, prüfbare Antwort – und für Ihre Mandate kostenlos. Ihr Büro liefert die Begleitung als eigene Dienstleistung zu Ihren Konditionen.

Treuhand

Der Mandats-Ablauf

  1. Profil aufrufen oder vorschlagen. Suchen Sie die Website des Mandats im Register. Fehlt sie, schlagen Sie sie mit einer kurzen Mail für den nächsten Messlauf vor. 2 Minuten
  2. Profil mit dem Mandat besprechen. Das Fluss-Bild zeigt, welche fremden Dienste die Website einbindet und wo deren Anbieter sitzen. Klären Sie: Ist alles davon gewollt und bekannt? 15 Minuten
  3. Datenflüsse erfassen. Mit der Fragenliste unten sammeln Sie die Angaben, die der Generator braucht – die meisten hat das Mandat ohnehin (Hosting, Newsletter-Werkzeug, Zahlungsdienst, Buchhaltung). 20–30 Minuten
  4. Deklaration erstellen. Der Generator führt durch alle Felder und prüft nach Schweizer Drittland-Regeln. Die Eingaben verlassen den Browser nicht. 20–30 Minuten
  5. Datei veröffentlichen lassen. Die fertige datenfluss.json gehört auf die Domain des Mandats unter /.well-known/. Die Mail-Vorlage an IT oder Agentur unten erledigt das. 5 Minuten + IT
  6. Nächster Messlauf. Der wöchentliche Scan findet die Datei, das Profil trägt die Marke DEKLARIERT, das Mandat kann das Datenfluss-Zeichen führen. automatisch
  7. Als Jahres-Position verankern. Nehmen Sie den Datenschutz-Check in Ihre Jahres-Checkliste auf: Deklaration noch aktuell? Profil ohne Abweichung? 10 Minuten pro Jahr

Vorlagen

Textbausteine zum Kopieren

Mail an das Mandat: den Check anbieten 
Betreff: Datenschutz-Transparenz Ihrer Website – kurzer Check

Guten Tag

Im öffentlichen Register datenfluss-standard.ch ist gemessen, welche
fremden Dienste Ihre Website beim Aufruf einbindet:
[Link zum Profil einsetzen]

Wir empfehlen, die Sicht Ihrer Firma daneben zu stellen – mit einer
Deklaration nach dem offenen Datenfluss-Standard. Die Deklaration ist
kostenlos, liegt auf Ihrer eigenen Domain und wird wöchentlich von
unabhängiger Stelle nachgemessen. Ihre Website trägt danach das
Datenfluss-Zeichen.

Aufwand: rund eine Stunde, gemeinsam mit uns. Bei Interesse schlagen
wir Ihnen einen Termin vor.

Freundliche Grüsse
Fragenliste: die Angaben für die Deklaration 
1. Firma: Name, Rechtsform, Sitz, Website(s)
2. Kontakt für Datenschutzanfragen (E-Mail, die gelesen wird)
3. Welche Personendaten fallen an?
   – Kundendaten (Bestellungen, Verträge, Rechnungen)
   – Interessenten (Kontaktformular, Newsletter)
   – Bewerbungen
   – Weitere?
4. Wozu werden sie verwendet? (je Kategorie ein Zweck)
5. Welche Dienstleister erhalten Daten?
   – Hosting (wer, wo?)
   – Newsletter-Werkzeug
   – Zahlungsdienst
   – Buchhaltung/Treuhand
   – Analyse-/Werbedienste auf der Website (siehe Register-Profil!)
6. Sitzen Empfänger ausserhalb der Schweiz/EU?
   – Falls USA: Ist der Anbieter DPF-zertifiziert?
   – Sonst: Standardvertragsklauseln vorhanden?
7. Wie lange werden die Daten aufbewahrt? (je Kategorie;
   Geschäftsunterlagen in der Regel 10 Jahre, OR 958f)
Mail an IT oder Agentur: Datei veröffentlichen 
Betreff: Bitte Datei auf der Website ablegen: datenfluss.json

Guten Tag

Im Anhang finden Sie die Datei datenfluss.json. Bitte legen Sie sie
so ab, dass sie unter dieser Adresse erreichbar ist:

https://www.IHRE-DOMAIN.ch/.well-known/datenfluss.json

Content-Type: application/json. Kein weiterer Einbau nötig.

Kontrolle: Die Adresse im Browser aufrufen – erscheint die Datei,
ist alles richtig. Beim nächsten wöchentlichen Messlauf erscheint
die Deklaration automatisch im Register datenfluss-standard.ch.

Freundliche Grüsse
Position für die Jahres-Checkliste 
Datenschutz-Jahrescheck Website
[ ] Register-Profil aufgerufen: keine unbekannten Dienste?
    (datenfluss-standard.ch/register/…)
[ ] Verlauf geprüft: Veränderungen seit letztem Jahr besprochen?
[ ] Deklaration noch aktuell? (neue Dienstleister, neue Zwecke,
    geänderte Aufbewahrung → im Generator nachführen)
[ ] Marke DEKLARIERT vorhanden, Zeichen auf der Website intakt?

Agenturen

Die Go-Live-Checkliste

Für Webagenturen gehört die Deklaration in die Übergabe – wie das TLS-Zertifikat. Fünf Punkte vor jedem Go-Live:

  1. Dienste-Inventar. Was bindet die neue Website ein – direkt und über Tag-Manager? Sie wissen es, weil Sie es gebaut haben. Halten Sie es fest.
  2. Deklaration mit dem Kunden erstellen. Generator, rund 30 Minuten – die technischen Angaben haben Sie, die geschäftlichen hat der Kunde.
  3. Datei ausliefern. /.well-known/datenfluss.json gehört zu Ihrem Deployment wie robots.txt und sitemap.xml.
  4. Gegenprüfen. Datei im Browser aufrufen; optional mit dem offenen Validator prüfen. Nach dem nächsten Messlauf: Profil im Register kontrollieren.
  5. Zeichen und Übergabereport. Das Datenfluss-Zeichen in den Footer, der Report an den Kunden – Vorlage unten, mit Platz für Ihr Logo.
Übergabereport: Vorlage 
[IHR AGENTUR-LOGO]

Übergabereport Datenschutz-Transparenz
Projekt: [Website], Go-Live: [Datum]

1. Eingebundene Drittdienste (Stand Go-Live):
   [Liste: Dienst – Zweck – Sitz des Anbieters]

2. Datenfluss-Deklaration:
   veröffentlicht unter https://[domain]/.well-known/datenfluss.json
   erstellt am [Datum], geprüft mit dem offenen Validator

3. Öffentliches Profil:
   datenfluss-standard.ch/register/[domain].html
   (Marke DEKLARIERT erscheint nach dem nächsten wöchentlichen Messlauf)

4. Pflege: Bei neuen Diensten oder geänderten Datenflüssen die
   Deklaration nachführen – sonst zeigt das öffentliche Register die
   Abweichung. Auf Wunsch übernehmen wir das im Wartungsvertrag.

Was dahintersteht

Das Zeichen wird durch die Deklaration verdient und ist nicht käuflich; das öffentliche Profil ist für Kunden und Nicht-Kunden identisch. Was Ihr Büro dazuverkaufen kann, ist Ihre Begleitung – und in Kürze der Siegel-Schutz im Abo: Benachrichtigung in derselben Woche, wenn bei einem Mandat Messung und Deklaration auseinanderlaufen, für bis zu 25 Mandate gebündelt.

Fragen zum Ablauf: kontakt@datenfluss-standard.ch